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Apoio à Eventos Estudantis

Objetivo: O Programa de Apoio a Eventos Estudantis destina-se a apoiar:

1)  A participação dos estudantes de graduação em eventos estudantis que ocorram fora da sede (uso de veículos da frota oficial);

2) A realização de eventos estudantis organizados pelos estudantes de graduação através de suas entidades representativas.  Os eventos podem ser de caráter didático-científico (semanas ou jornadas de cursos, congressos, simpósios, seminários, ciclos de conferências e outros similares),  político-acadêmico (encontros de estudantes e de entidades estudantis), eventos de natureza artístico-cultural (semana cultural, festival de cultura, entre outros), ou ainda, eventos esportivos (atléticas).

Recursos: Os recursos financeiros que custeiam o Programa de Apoio a Eventos Estudantis são oriundos de arrecadação própria (cantinas ou similares, reprografias) e constituem a verba anual destinado às Entidades de Representação Estudantil para custear atividades formativas (Resolução 10/00 – COPLAD).

Procedimentos para solicitação:

Eventos Acadêmico-Científicos, de Movimento Estudantil, Semana Acadêmica, Evento Cultural e Artístico – organizado por uma Entidade de Representação Estudantil da UFPR:

1) O primeiro passo é produzir um projeto do evento (conforme modelos no final desta página) e levar este ao conhecimento da Coordenação do Curso e Direção do Setor. O projeto deve conter basicamente as seguintes informações (data e local de realização, apresentação do evento, público-alvo e estimativa de público, descrição do evento, programação preliminar, orçamento com custos e formas de financiamento de cada item, nome e contato dos organizadores).

2) Anexar ao projeto concordância da autoridade competente pelo uso dos espaços físicos a serem utilizados (Diretor de Setor ou de Unidade). O projeto será encaminhado à PRA para análise e autorização do uso dos espaços físicos.

3) Em seguida, encaminhar o projeto à CAEE/PRAE com as solicitações de apoio: ofícios ou formulários adequados (no final desta página). Para esses eventos, os recursos da verba anual das Entidades de poderão ser utilizados para compartilhar a cobertura de despesas do evento tais como: material gráfico (banners, cartazes, flyers, programação, blocos, pastas); camisetas; infraestrutura (tendas, stands, palco, som, iluminação, sanitários químicos, cabines de chuveiro, segurança e limpeza); passagem e hospedagem de palestrantes; veículos; entre outros. Verificar sempre os prazos necessários para cada uma das solicitações.

4) É vedado o consumo e a comercialização de bebidas alcóolicas nos Campi da UFPR (Resolução 29/10 – COPLAD). Para eventos institucionais ou da comunidade interna, e desde que não interfiram ou comprometam atividades acadêmicas pode ser solicitado a condição de  excepcionalidade (Art. 3º – Res. 29/10 – COPLAD). Para tanto, deve-se cumprir as exigências da Resolução e das instâncias reguladoras ou de controle externas à UFPR (Bombeiros, Polícia, Meio Ambiente, Prefeitura, etc.).

Eventos Acadêmico-Científicos, de Movimento Estudantil, Semanas Acadêmicas, Eventos Culturais e Artísticos – organizado por outras instituições:

1)  Nesse caso, a Entidade de Representação Estudantil poderá solicitar, com antecedência mínima de 35 (trinta e cinco) dias, o  uso de veículo da frota oficial da UFPR para o deslocamento dos estudantes que participarão no evento de acordo com as normas estabelecidas pela Resolução 28/09 – COPLAD

2) Os custos da viagem (combustível e diárias dos motoristas) será deduzido da verba anual da Entidade de Representação Estudantil solicitante.

3) É preciso indicar um responsável para cada veículo solicitado, estando este sujeito a apuração de responsabilidade em caso de descumprimento das normas. “Toda viagem envolvendo discentes deverá ter um responsável pela atividade que deverá assinar o Termo de Compromisso e Responsabilidade antes do início da viagem” (Res. 28/09 – COPLAD).

4) O responsável pela viagem deve encaminhar a CAEE/PRAE a relação dos passageiros (modelo abaixo) com nome completo, curso, GRR, CPF, data de nascimento, Identidade, telefone (até 7 dias antes da data de saída). “A autorização será automaticamente cancelada se dois dias úteis antes da viagem o número de passageiros na relação definitiva (expedida pela PRAE) for inferior a 50% do número de passageiros previsto para o veículo” (Res. 28/09 – COPLAD).

5) O embarque de pessoas externas à UFPR só será admitida, em caráter excepcional, mediante expressa autorização da Pró-Reitoria : “É vedado o uso de veículos da frota oficial da UFPR por entidades e pessoas não ligadas à Instituição…  O embarque de pessoas não integrantes dos segmentos identificados no caput deste artigo em veículos da frota oficial da UFPR só será admitida, em caráter excepcional, se vinculada às atividades priorizadas no art. 4° e mediante expressa autorização do Pró-Reitor de Administração” (Res. 28/09 – COPLAD).

6) Embarque de menores só será permitido com autorização formal dos pais/responsáveis (assinatura reconhecida em Cartório). Autorizações ORIGINAIS devem ser entregues na PRAE (até 7 dias antes da data de saída).

7) O embarque no veículo só será permitido aos incluídos na relação nominal definitiva (expedida pela PRAE) que deverão assinar a lista no momento do embarque (saída e retorno).

8) Quando houver necessidade de traslado (local da hospedagem – local do evento) é necessário informar com antecedência para análise e autorização pela Centran. Nesse caso, informar horários e locais das saídas e retornos. “Qualquer mudança no itinerário deverá ser justificada com antecedência e por escrito… Modificações no itinerário após iniciada a viagem só poderão ocorrer em virtude de emergências de tráfego” (Res. 28/09 – COPLAD).

9) Ao término da viagem é obrigatório a entrega de uma relatório à CAEE/PRAE.

10)  Observação: Resolução 29/10 – COPLAD :

Art. 18. Quando da utilização de veículos da frota oficial da UFPR é vedado:

I- utilizar veículo sem autorização prévia;

II- deslocar-se com o veículo por itinerários e para locais não indicados na solicitação

aprovada, ainda que no mesmo local de destino, salvo em caso de emergência de tráfego;

III- utilizar o veículo para fins e com objetivos diversos da solicitação aprovada;

IV- transportar pessoas não registradas nominalmente na relação nominal dos passageiros;

V- a condução de veículo por pessoa não autorizada;

VI- danificar o veículo ou comprometer o seu uso;

VII- ter conduta pessoal no veículo ou fora dele que possa expor negativamente ou gerar responsabilidades para a UFPR;

VIII- atirar objetos pelas janelas do veículo, estando ele parado ou em movimento;

IX- fumar no interior do veículo, estando ele parado ou em movimento; e

X- fazer uso e transportar bebidas alcoólicas e outras substâncias proibidas em lei, como explosivos, drogas ilícitas, entre outras.

§ 1º As infrações aos incisos V, VI, VII, VIII, IX e X sujeitarão o autor a retirada imediata do veículo, não podendo o infrator seguir viagem em hipótese alguma, além de registro no relatório de viagem.

§ 2º As infrações aos incisos IX e X resultarão na imediata retenção das substâncias fumegantes, alcoólicas ou proibidas por lei e no registro no relatório de viagem, além da notificação à autoridade competente.

§ 3° O autor responderá individualmente pela prática de infração, não sendo interrompido o deslocamento.

 

FORMULÁRIOS e SOLICITAÇÕES (enviar para caeeprae@ufpr.br):

Projeto (modelo) – Eventos Acadêmicos, Culturais, Esportivos

Projeto (modelo) – Eventos de confraternização

Solicitação de passagem e hospedagem para palestrante (formulário)

Relatório de viagem palestrante (formulário)

– Solicitação de empréstimo de equipamentos (formulário)

Solicitação de materiais de consumo (solicitar por ofício) – lápis, papel, caneta, etc. – materiais não personalizados

Solicitação de material gráfico (solicitar por ofício), informar:

  •      TIPO DE MATERIAL (ex.: crachá, banner, cartaz, folheto, jornal, revista, livro, etc.)
  •      TAMANHO (ex.: A6, A5, A4, A3, A2 ou outro)
  •      QUANTIDADE DE PÁGINAS
  •      TIRAGEM PARA IMPRESSÃO
  •      TIPO DE PAPEL e GRAMATURA
  •      CORES (colorido ou preto e branco)
  •      ACABAMENTO (ex.: dobra, cola, corte, etc.)
  •      ARQUIVO PDF DO MODELO A SER IMPRESSO – Disponibilizar imagem (pdf/corel em curvas) de alta qualidade (com as características básicas dos arquivos – sangria, linha de corte, dobra etc) com possibilidade de zoom. Os arquivos devem ser encaminhados para caeeprae@ufpr.br em formato PDF, com sangra de 3mm de cada lado.
  •      COMO UTILIZAR A LOGOMARCA DA UFPR (arquivo da logomarca UFPR)
  •      NORMAS PARA MATERIAIS GRÁFICOS PERSONALIZADOS (instruções)

Veículos (solicitar com 35 dias de antecedência da viagem):

  •    Solicitação de veículo (formulário) (Preencher o formulário, ‘imprimir’ (Ctrl+P) e selecionar ‘Salvar como PDF’);
  •    Termo de Responsabilidade de veículo (formulário) (Preencher o formulário, ‘imprimir’ (Ctrl+P) e selecionar ‘Salvar como PDF’);
  •    Listagem de Passageiros (modelo)
  •    Relatório de viagem – veículo oficial